仕事ができる人は、返信が早いのは本当か?そのメリットと具体的なアクションを考える。

よく仕事のできる人の特徴として、デスク周りが綺麗、返答が早いという記事をみかける。最近は、リモートで仕事をする事も多くなり、こまめにチャットでやり取りしてるのだが、身の回りを見ても案外当たっている事に気づいた。

ただ、優先順位を考えて、後回しでいいと判断していて返していない場合もあるので、一概に全てがそうだとは言えないが、その場ですぐに判断して返答する事で、仕事も前に進み仕事のスピードも上がるという事なのだろう。

特にリモートを導入する場合、コミュニケーションがアウトプットやスピードに影響を及ぼす事も多く、この考えは非常に大切だと感じる。リモートの導入は実際、難しいと感じている企業が多い中、リモートでの作業環境が整えば、遠くのスキルある方とも仕事が出来るので、遥かにメリットがある事は間違いない。

今回は、返答を早く行う事でのメリット、行わない事でのデメリットと、実際のアクションを考えてみたい。

早く返答する事でのメリット

  • ・すぐに返答する事で、相手に結果がいち早く伝えられる
  • ・いち早く知れると、相手側も次のアクションを取りやすくなる為、仕事のスピードが上がる
  • ・すぐに返答してくれる事が伝われば、レスポンスへの安心感も上がり、相談されやすくなる。
  • ・すぐに返答する事で、相手に関心を持っている事を示せる。
  • ・即断即決できれば、出来る人と感じてもらいやすくなる。
  • ・お互い連絡が取りやすくなると、場所関係なく仕事が出来るようになる。

まずはメリット部分。基本は相手側がメリットを感じ、それが返って自分へのメリットになることが多い。つまり、相手が気持ちよく仕事をするためには、どうすればいいか、相手の立場に立つ事が大事になる。考えられるメリットから見ても早く返答したらからと言って怒る人はいないのではないかと思う。

早く返答しない事でのデメリット

逆に、返答が遅くなってしまった場合のデメリットを考えてみる。

  • ・相手への情報伝達が遅れる
  • ・返事を待つ時間が発生する為、仕事のスピードが落ちる
  • ・返信が返ってこない為、何度もメッセージを送るのは悪い、連絡しづらいというマインドに陥る。
  • ・あまり自分に興味がないのではないか、関心がないのではないかとマイナス思考に陥りやすくなる。
  • ・返信がないと、この人大丈夫かなと思い、信頼関係が築きにくい。
  • ・意思疎通が取れない為、仕事自体成立しなくなる可能性が出てくる。
  • ・返信をしたかどうか忘れる可能性が高くなる。

返信が遅くなるだけでも、案外デメリットは大きそうなので気をつけたい。では、具体的にどうすればいいのかを考えて見た。

迷った場合やすぐに答えを出せない場合でも、とにかく返事だけはする

例えば、仕事のお誘いや、何かしら打診を受け考えたい時、スケジュールを確認しないとわからない場合など、すぐに返答ができない場合があったとする。

その場合でも
、「メッセージありがとうございます。今すぐ返答ができないですが、また確認後、〇〇までにはご連絡致します。」など、何かしら返答する事で、相手側にも確認した事が伝わるし、アクションも取りやすくなる。

全く返信がないとデメリットでもあげたように「送って迷惑だったかな、この人大丈夫かなと」と余計な心配が増える事でタイムロスが増える可能性が高い。

10分以内に返答する事を心がける

この手の記事を私も調べてみると、30秒以内や、3分以内がいいなど色々とあるのだけれど、基本10分ぐらいは待てるので、10分を目安にメッセージを返答するよう意識を持つようにすると良いのではないかと考えている。

まとめ

移動中であったり、商談中であったりの場合なども考えると、全てに置いて当てはまる訳でもないけれど、出来る限り早く返す習慣をつけるだけでもメリットは多くある。

これが社内だとまだ直接対面する機会も多いので、そこまで印象が悪くならないが、独立してやっていく場合や、社外コミュニケーションとなると、会社全体のイメージも悪くなるので気をつける方がいい。

松井 貴史

松井 貴史

ルビーデザイン代表。プロダクトに関わるUI設計が得意です。デザインだけではなく、現在エンジニアリング部分などにも領域を広げています。物と物をsnsで繋ぐマッチングサービスmonocrewを運営。

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